כשאנחנו בוחנים את עולם האירועים העסקיים לרוב אנחנו מתמקדים בתוכן, בהרצאות או באוכל, אך למעשה הציוד העסקי, הריהוט וגם ציוד טכני מעבירים מסר מאד ברור ללקוחות או לעובדים ולכן לא צריך להקל ראש בתהליך השכרת ציוד לאירועי הייטק אלא לבחור ציוד שבאמת מעביר את המסר הנכון. טכנולוגיה חדשנית, נוחות וגם נראות שתאפשר אירוע איכותי וברמה גבוה.

השכרת ציוד לאירועי הייטק – הכל מתחיל במיקום

ההחלטה החשובה ביותר המשפיעה על האירוע שלכם היא בחירת מיקום האירוע. אירועים המתקיימים באזור נוח לארגון, משמע, משרדי החברה או מתחמים בבעלותה הם ללא ספק הדרך הטובה ביותר. יחד עם זאת, הם עלולים לעלות לכם יותר. לרוב יש צורך בשינוי מוחלט של מתחם החברה על מנת להפוך אותו לחלל המתאים לאירוח ולכן צריך שינוע של ציוד משמעותי ומגוון כדי לטשטש את האווירה המשרדית.

לעומת זאת, אירועי יוקרה המיועדים למשקיעים או ללקוחות אסטרטגיים ימוקמו לרוב במרכזי כנסים, גני אירועים או אולמות ייעודיים. במקומות אלו התשתית הבסיסית קיימת, אך האתגר הוא ליצור בידול וייחודיות בתוך חלל גנרי. כאן נכנסת לתמונה חשיבותה של חברת השכרת ציוד לאירועי הייטק אשר באמצעות ריהוט ייחודי, ציוד מתאים ואלמנטים עיצוביים יכולה להפוך אולם סטנדרטי לחלל הממותג ברוח החברה. יש לוודא תמיד כי המקום הנבחר ערוך לקלוט את כמות המוזמנים הצפויה. אין דבר שפוגע יותר בתדמית החברה מאשר צפיפות מעיקה או לחלופין, חלל ענק וריק המשדר חוסר הצלחה.

תכננו את האירוע מראש והכל יעבור חלק

תרבות ה'יהיה בסדר' היא הבעיה הגדולה ביותר אצל אנשים רבים ולכן חשוב מאד שתהיה לכם חברה המתמחה בציוד איכותי לאירועי הייטק בין אם אלו מוצרים להשכרה ובין אם מוצרים שונים למכירה לאירועים הבאים שלכם. המלאי של הפריטים האיכותיים והמבוקשים ביותר הוא מוגבל במיוחד בעונות השיא של האירועים העסקיים. המתנה לרגע האחרון לא רק מצמצמת את אפשרויות הבחירה, אלא גם גוררת עלויות גבוהות יותר ופתרונות שאינם בהכרח מתאימים לכם.

תהליך נכון מתחיל בגיבוש קונספט, ממשיך בבדיקת זמינות של ספקים מובילים ומסתיים בהבטחת הציוד חודשים מראש. ניהול סיכונים נכון כולל גם הכנת תרחישים לא צפויים, כמו הצורך בתוספת מקומות ישיבה ברגע האחרון או שינויים במזג האוויר המחייבים פתרונות קירוי ומיזוג. ככל שהתכנון המוקדם יהיה מפורט יותר וירד לרזולוציות נמוכות של זרימת הקהל בחלל, כך ימנעו צווארי בקבוק באירוע עצמו והתפעול השוטף יהיה חלק ובלתי מורגש, כפי שצריך להיות בהפקה מקצועית.

התאימו את הציוד לאופי האירוע

לא כל ציוד מתאים לכל אירוע. בחירת הציוד נעשית לרוב על סמך כמות האנשים באירוע ולכן השכרת ציוד לאירועי הייטק חייבת לכלול התאמה אישית ומשמעותית. ריהוט, סגנון, עמידות, כמות וכמובן איכות גבוהה על מנת לשמור על בטיחותכם של בעלי האירוע והאורחים באירוע. בין אם מדובר על אירוע קד"מ או השקה, כל אירוע עסקי מייצג פורמליות וחייב להיות ברמה הגבוהה ביותר.

אם החלטתם לעשות את האירוע בטבע או פשוט במקום קרוב ופתוח חשוב לקחת בחשבון שהפקה כזו מצריכה ציוד טכני מתאים. בשטח אין שקע חשמל זמין או ברז מים זורמים וכאן חברת השכרת ציוד לאירועים עסקיים הופכת להיות החברה הכי טובה שלכם. הציוד הנדרש הוא הרבה מעבר לריהוט רגיל וכולל גנרטורים רבי עוצמה ושקטים, מכלי מים, תאורת שטף ותאורת אווירה וכמובן פתרונות סניטריים ניידים ברמה גבוהה. מבחינת העיצוב, קיים צורך להתאים את הריהוט לתוואי השטח ולסביבה הטבעית. ריהוט אלטרנטיבי העשוי במבוק, ראטן או עץ טבעי משתלב נהדר עם הנוף ולא נראה תלוש או לא קשור. פינות זולה נמוכות, כריות רביצה ושמשיות הצללה הן פריטי חובה באירועים כאלו כדי לאפשר לאורחים ליהנות מהטבע בנוחות המקסימלית מבלי להתפשר על הסטנדרטים של אירוע עסקי. כמובן שיש לקחת בחשבון במות, גידור ומבנים ניידים על מנת שאפשר יהיה להפוך כל חלל פתוח למתחם אירועים יוקרתי.

כיום כל ציוד מאפשר גם מיתוג

בעולם השיווק ידוע שבעצם הפרטים הקטנים הם אלו שבונים את התמונה הגדולה. מעבר לריהוט ולתפאורה הגדולה, אירוע עסקי הוא הזדמנות מצוינת להטמיע את ערכי המותג באמצעות מוצרים ממותגים וכיום כל מוצר יכול להיות ממותג אפילו אם אתם מציבים גדרות באירוע. השילוב בין הציוד המושכר לבין האלמנטים הממותגים צריך להיות חכם ומדויק.

זה יכול להתבטא במיתוג עדין על גבי המפיות, שימוש בצבעי המותג בבחירת הטקסטיל והמפות, או הענקת שי אישי ואיכותי ביציאה מהאירוע. מתנה קטנה אך מושקעת, כמו גאדג'ט טכנולוגי או פריט טקסטיל איכותי, משאירה טעם טוב ומאריכה את חיי המותג בבית הלקוח או במשרד הרבה אחרי שהאירוע הסתיים. החוכמה היא לא להעמיס בלוגואים צעקניים, אלא ליצור נוכחות מותג אלגנטית המשתלבת באופן טבעי עם העיצוב הכולל של האירוע ולכן גם מיתוג על גבי גדרות או במות יכול להיות נהדר ונוח.

חשוב שתהיו בידיים הטובות ביותר

כאשר מדובר בבטיחות שלכם ושל האורחים שלכם אסור להתפשר. ציוד לאירועי הייטק חייב להיות ציוד איכותי, עמיד חזק ובטיחותי על מנת שכולם ירגישו בנוח וגם שהציוד יתאים לסגנון האירוע. בין אם מדובר על אירוע במתחם פנימי, חיצוני או במתחמי החברה הדבר החשוב ביותר הוא שיהיה לכם את הליווי הנכון. חברת אאוטדור כאן עבורכם עם מגוון נרחב של ציוד עבור אירועים עסקיים מכל הסוגים ומכל הגדלים בין אם אלו אירועים קטנים ובין אם אירועים גדולים. צרו קשר עוד היום לקבלת ליווי מקצועי, שירות אדיב וסבלני והדבר החשוב ביותר, ציוד שישמור על הבטחות שלכם ושל האורחים שלכם. מחכים לכם.